好文 打造「時間房」

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在過去，人們總是強調時間的線性，電子鐘閃爍的數字不斷變換，我們的生命也跟著從過去來到現在，繼續奔向未來。因此，我們也經常感覺自己追著時間的軌跡奔跑，讓人不禁有「愈趕愈沒時間」的錯覺。

何不把時間想像成空間呢？試著把時間看成我們所處的空間，就像可以往裡面堆疊貨物的一個個房間。每個小時都是一個「時間房」，可以用活動填滿它。只要把時間當成空間，管理起來就容易多了。

當我們開始把每個小時都當成可以塞入活動的空間時，制定出來的計劃也會更實際，因為我們都知道房間（不管是真的房間，或是比喻中的「時間房」）能塞得下的東西有限。

 選擇活動就像點菜

其實，人們原本就會直覺地把時間想像成空間，所以才會有餐盤和點菜的比喻—餐盤就是我們擁有的時間，活動則是一道道不同的菜餚。餐盤就那麼大，想要點的菜餚卻很多，有時甚至不知從何選起。幸好，我們每天都會收到一個全新的空盤，上面分了 24 格，每一格就是一小時，可以讓我們放入選擇從事的活動。

把時間當成空間的能力相當重要，所以有必要好好設計行程表的格式，確保表格上有 24 個「時間房」。在行程表上以空格代表小時的靈感，來自桌上遊戲，這樣的行程表能幫助我們將時間具體化成空間。讀者可以上本書網站 www.attackyourday.com 下載這份行程表的 PDF 檔，試用一週。等到你習慣將時間視為空間之後，就能將同樣的技巧運用在任意的紙本或電子工具上。

今天你的表格中塞入了哪些活動？你是否曾花時間整理表格？還是讓別人的事填滿了你的表格？想要解決「行程表太滿」這個問題，就必須養成一個簡單的好習慣：跟自己約定好，每天抽出時間安排一天的活動。有些人管這個步驟叫「制定計劃」，但我更喜歡「安排活動」這種說法。

大多數人被問到是否安排好一天的活動時，都會回答：「當然，我都列好清單了！」但是，列好清單並不算是計劃，哪個人身後不是拖著一連串待辦事項忙碌著呢？就像英國一名幽默作家所說的：「人生中唯一重要的問題是：接下來我該做什麼？」

提前做好計劃，可以幫助你決定接下來要進行清單上的哪一項活動；但是，難就難在最寶貴的資源—時間—是有限的。就像前面提到的，我們每天都被分配到 24 間「時間房」，每一間房都是滿滿一小時的空間，該怎麼做才能最有效利用這些空間呢？

所以，我們現在所面臨的挑戰是：該如何安排，才能把所有的活動都塞入 24 間「時間房」呢？還有，要怎麼在各個房間裡預留空間，應付可能的突發事件？該怎麼安排，才能對個人、家庭、工作和社會都負起責任，並取得平衡？最後，身為一天活動的執行者，自己的精力又該如何分配呢？

說到這裡，大概所有人都會同意，安排好一天的活動是一項艱鉅的挑戰，這也是許多人不願正視這項任務的原因。但是，如果不花時間好好安排，活動被打斷的可能性就更高，而你也更有可能中途分心，或是陷入一片混亂。

想要降低干擾和分心所帶來的影響，就必須具備活動管理的第二項關鍵能力—妥善安排活動的能力。換句話說，也就是往你的時間房塞東西的能力。

每天一開始，我們就必須面臨兩個沉重的問題。第一個問題是：「我今天要做什麼？」第二個問題則是：「要如何把這一堆事都辦好？」要回答這兩個問題，關鍵就在於前面提到的一個觀念：你必須跟自己約定好，每天抽出時間好好安排一天的活動。

從過去的經驗中，我發現大多數人只花一到五分鐘來計劃一天的行程。這讓我想起小時候媽媽簡單打掃完之後會說的一句話：「先這麼應付應付著吧！」聽過這種說法嗎？不難猜到她的意思是，自己並沒有花太多時間打掃，掃得不徹底，甚至掃得也不是很乾淨。

制定計劃時「應付應付」，通常會導致執行計劃時倍感挫折、失去控制；不但不能掌控時間，反而會被時間追著跑。

安排一天的活動時，要考慮的細節太多了，不可能在兩分鐘內就完成。底下就是必須列入考慮的重點：

• 將創造性活動安排在一天中創造力最佳的時段。
• 需要外援時，記得安排空白時間讓他人加入。
• 安排獨處的時間，以便專注在重要活動上。
• 安排時間恢復精力。
• 將家庭成員的時間表納入考量，安排全家相處的時間。
• 考慮如何預留時間給可能發生的突發事件（「可能發生」和「突發」聽起來矛盾，但實際上「預判」就是如此）。

只要考量到以上這些事情，就不難想像為什麼時間管理對大多數人相當困難，一點也不簡單；不過，真正會讓時間管理陷入困境的，其實是選擇不花時間規劃一天的行程。