2014年11月16日 星期日

好文 【筆記工作術】你真的會記筆記嗎?

出處

原文
依照左右原則記筆記
接下來解說業務筆記本的書寫方法。 首先,請像平常那樣打開筆記本。如果是橫寫格式,左手翻開封面,右側會出現第一 頁。再翻頁會出現一面兩頁的空白紙張(第二頁和第三頁)。
第一頁至第三頁請保留空白,什麼字都不要寫。也就是說,從第四頁開始記錄洽商內容重點。
因為第一頁至第三頁有特定用途,將在後文介紹(正確順序應該是這三頁寫滿資料後,再利用這些資料展開洽商,實際上當你使用這本筆記本時,這三頁也是寫滿資料)。 攤開筆記本,左頁(第四頁 )是資料輸入頁,右頁(第五頁)是資料輸出頁。接下來要依照這個左右原則,使用筆記本。
從最邊端開始,在資料輸入頁記下洽商中的客戶期待或要求、指示、決定、確認事項等資料,字體是否工整、記下的內容是否為必需資料,都不需要特別在意,全部記下來就對了。你可以使用自己才看得懂的記號書寫,也可以繪畫或畫圖補充,字體潦草或振筆疾書都行。
當一頁寫滿後,不是接右頁繼續寫,右頁請保持空白,翻至下一面的左頁繼續寫。
一邊記下所有的資訊,一邊進行洽商。等洽商結束,問候完畢離開後,再開始整理剛剛記下的資料。
如果附近有咖啡店,洽商結束後請到那間咖啡店裡,重新整理商談內容。沒有咖啡店就找板凳,再沒有,隨便哪裡的騎樓前也行。
這時候,將洽商時輸入的資料(左頁內容)重新輸出
也就是一邊整理,一邊補充右頁內容,只要將左頁內容全部輸出至右頁就對了。 有時候會出現這樣的情況,左頁寫滿了字或插畫,但是經過整理後,右頁內容只有幾行字就結束了,你都不必在意。那一頁的輸出資料整理完後,就換下一面繼續寫。
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在謄寫時,左右兩頁(資料輸入與資料輸出)要同時攤開,一起瀏覽。人的記憶不會只在輸入資料的過程中就結束。只完成資料輸入作業的話,記憶會隨著時間的經過變淡。將記得的事物再資料輸出,則可以強化第一次記憶。
各位在學生時代是否有過這樣的經驗?上課時明明聽懂老師的解說,但是輪到你教同學的時候,卻總是無法詳細說明?
相對地,也應該有過教人之後,才發現自己是「真的懂了」的經驗。透過教導別人(資料輸出)自己學習過的事物(資料輸入)的行為,可以讓你的理解內容(記憶)產生連續性,所以才會有句話說「教學相長」。
這個左右原則就是活用大腦功能原理所得到的方法,使用筆記本輸入與輸出記憶。 大腦對於事物的認知正好左右顛倒,所以左頁會刺激右腦,右頁會刺激左腦。
當你後來再重新瀏覽資料時,有感性腦之稱的右腦會解讀左頁的資料,重新喚起洽商當時的記憶,感受當時的現場氛圍。另一方面,右頁內容會刺激掌管理性的左腦,理性地重新歸納整理洽商內容。
只要遵守這個左右原則,隨時都能喚醒你的優質記憶,再以理性觀點重新架構相關記憶。等下一次洽商時,你會覺得好像昨天才跟客戶見過面,營造美好的洽商氛圍。
這時候客戶一定會對你的清晰記憶力感到吃驚,進而對你產生信賴感,覺得將事情委託於你很放心,你的業績當然也會蒸蒸日上。
重點
透過輸入與輸出過程,強化記憶。
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